АДМИНИСТРАЦИЯ ЯМАЛО-НЕНЕЦКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА ПОСТАНОВЛЕНИЕ от 19.10.2006 г. N 476-А ОБ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В АДМИНИСТРАЦИИ ЯМАЛО-НЕНЕЦКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА (в ред. постановлений Администрации ЯНАО от 27.12.2006 N 628-А, от 28.02.2008 N 67-А, от 21.11.2008 N 628-А, от 29.01.2009 N 16-А, от 02.04.2009 N 143-А, от 08.06.2009 N 292-А, от 02.07.2009 N 365-А, от 11.11.2009 N 597-А)

АДМИНИСТРАЦИЯ ЯМАЛО-НЕНЕЦКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

от 19 октября 2006 г. № 476-А

ОБ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В АДМИНИСТРАЦИИ

ЯМАЛО-НЕНЕЦКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА

(в ред. постановлений Администрации ЯНАО

от 27.12.2006 № 628-А, от 28.02.2008 № 67-А,

от 21.11.2008 № 628-А, от 29.01.2009 № 16-А,

от 02.04.2009 № 143-А, от 08.06.2009 № 292-А,

от 02.07.2009 № 365-А, от 11.11.2009 № 597-А)

В целях совершенствования документационного обеспечения и повышения его эффективности, унификации и сокращения количества применяемых приемов и стилей оформления документов в исполнительных органах государственной власти Ямало-Ненецкого автономного округа Администрация Ямало-Ненецкого автономного округа постановляет:

1. Утвердить инструкцию по делопроизводству в Администрации Ямало-Ненецкого автономного округа (далее - Инструкция) согласно приложению к настоящему постановлению.

2. Членам Администрации Ямало-Ненецкого автономного округа и руководителям исполнительных органов государственной власти Ямало-Ненецкого автономного округа:

- обеспечить строгое соблюдение Инструкции;

- привести в соответствие с Инструкцией индивидуальные инструкции по делопроизводству.

3. Признать утратившим силу постановление Администрации Ямало-Ненецкого автономного округа от 26 января 2006 года № 36-А "О внесении изменений в постановление Губернатора Ямало-Ненецкого автономного округа от 27 декабря 2001 года № 705".

Губернатор Ямало-Ненецкого автономного округа

Ю.В.НЕЕЛОВ

Приложение

Утверждена

постановлением Администрации

Ямало-Ненецкого автономного округа

от 19 октября 2006 г. № 476-А

ИНСТРУКЦИЯ

ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В АДМИНИСТРАЦИИ

ЯМАЛО-НЕНЕЦКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА

(в ред. постановлений Администрации ЯНАО

от 27.12.2006 № 628-А, от 28.02.2008 № 67-А,

от 21.11.2008 № 628-А, от 29.01.2009 № 16-А,

от 02.04.2009 № 143-А, от 08.06.2009 № 292-А,

от 02.07.2009 № 365-А, от 11.11.2009 № 597-А)

I. Общие положения

1.1. Инструкция по делопроизводству в Администрации Ямало-Ненецкого автономного округа (далее - Инструкция) устанавливает порядок работы с документами в Администрации Ямало-Ненецкого автономного округа (далее - Администрация автономного округа) в процессе осуществления возложенных на нее функций.

1.2. Инструкция разработана в соответствии с правовыми актами Российской Федерации и Ямало-Ненецкого автономного округа (далее - автономного округа), Положением об Администрации автономного округа, регламентом Администрации автономного округа, ГОСТом Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 08.11.2005 № 536.

1.3. Применение Инструкции должно способствовать формированию единого официально-делового стиля документов Администрации автономного округа, образуемых ею совещательных и коллегиальных органов, унификации оформления и структуры документов, повышению оперативности исполнения и качества исполнительской дисциплины.

1.4. Нормативно-методическое руководство системой делопроизводства Администрации автономного округа, образуемых ею совещательных и коллегиальных органов, а также исполнительных органов государственной власти автономного округа и осуществление контроля исполнительской дисциплины осуществляет аппарат Губернатора автономного округа.

1.5. Порядок работы с документами Администрации автономного округа, установленный настоящей Инструкцией, распространяется на организацию работы с документами ограниченного доступа с пометкой "Для служебного пользования" и обязателен для всех сотрудников исполнительных органов государственной власти автономного округа.

1.6. Типы документов, порядок оформления которых не оговаривается настоящей Инструкцией, оформляются в соответствии с утвержденными правовыми актами автономного округа для данного типа правилами (инструкциями, порядком и т.д.), а в случае отсутствия таковых, в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (далее - ГОСТ Р 6.30-2003).

1.7. При работе с документами Администрации автономного округа не допускается вносить в них исправления, а также работать с ними вне служебных помещений.

С содержанием документов и поручений к ним могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению. Информация, раскрывающая содержание указанных документов, не подлежит разглашению или несанкционированному распространению.

1.8. Перед уходом в отпуск, выездом в командировку сотрудник обязан передать находящиеся у него на исполнении или контроле документы Администрации автономного округа лицу, его замещающему. При увольнении передаче подлежат все документы. В случае отсутствия замещающего лица документы передаются непосредственному руководителю.

1.9. Ответственность за выполнение требований настоящей Инструкции в исполнительных органах государственной власти автономного округа возлагается на их руководителей.

Вновь принятые работники должны быть ознакомлены с настоящей Инструкцией в обязательном порядке.

1.10. В исполнительных органах государственной власти автономного округа разрабатываются индивидуальные инструкции по делопроизводству, не противоречащие основным положениям настоящей Инструкции и иным правовым актам автономного округа.

II. Общий порядок работы с документами

2.1. Прием и распределение поступающих документов

2.1.1. Поступающая корреспонденция, доставленная посредством фельдъегерской, специальной, иным видом почтовой связи или нарочным, на имя Губернатора автономного округа, вице-губернатора автономного округа, а также в адрес Администрации автономного округа, принимается, учитывается и регистрируется в централизованном порядке уполномоченным структурным подразделением аппарата Губернатора автономного округа, ответственным за документационное обеспечение управления (далее - структура ДОУ).

Корреспонденция, поступающая на имя члена Администрации автономного округа, учитывается и регистрируется сотрудником секретариата, осуществляющим функции делопроизводителя данного должностного лица (далее - делопроизводитель секретариата).

Корреспонденция, поступающая на имя члена Администрации автономного округа, возглавляющего исполнительный орган государственной власти автономного округа, обрабатывается и регистрируется специалистами, осуществляющими функции делопроизводителей данного должностного лица или данного исполнительного органа государственной власти автономного округа (далее - делопроизводитель органа).

Служебные письма за подписью Губернатора автономного округа, вице-губернатора автономного округа и членов Администрации автономного округа на продольных бланках с воспроизведением герба автономного округа (далее - гербовых бланках), отправляемые адресатам вне системы исполнительных органов государственной власти автономного округа в централизованном порядке, оформляются, регистрируются и направляются адресату специалистами структуры ДОУ. Авторы (исполнители) представляют оригинал письма на гербовом бланке и, при наличии, приложения. Второй экземпляр письма с оригиналом подписи, отметками согласования и при наличии копии приложений остается в структуре ДОУ и помещается в дело в соответствии с номенклатурой дел.

(в ред. постановления Администрации ЯНАО от 28.02.2008 № 67-А)

(см. текст в предыдущей редакции)

Отправляемые служебные письма за подписью члена Администрации автономного округа как руководителя исполнительного органа государственной власти автономного округа на гербовом бланке исполнительного органа государственной власти автономного округа оформляются, регистрируются и направляются адресату делопроизводителем органа.

Служебные письма на угловых гербовых бланках, направляемые членами Администрации автономного округа членам Администрации автономного округа и/или в исполнительные органы государственной власти автономного округа, являются внутренней перепиской и оформляются, регистрируются и направляются адресату делопроизводителями секретариата или делопроизводителями органа (далее - ответственные делопроизводители).

Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления соответствует прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения - поступающих документов.

2.1.2. Прием телеграмм, адресованных на имя Губернатора автономного округа, вице-губернатора автономного округа и членов Администрации автономного округа или в адрес Администрации автономного округа, а также отправка телеграмм за подписью Губернатора автономного округа, вице-губернатора автономного округа и членов Администрации автономного округа производится специалистами структуры ДОУ.

2.1.3. Обработка сообщений факсимильной связи, поступающих на имя или отправляемых от имени Губернатора автономного округа, поступающих на адрес или отправляемых с адреса Администрации автономного округа, возлагается на специалистов структуры ДОУ.

Факсимильные сообщения членов Администрации автономного округа обрабатываются ответственными делопроизводителями.

Сообщения факсимильной связи переносятся на бумажный носитель. Дальнейшая обработка производится в установленном порядке. В регистрационно-контрольной карточке документа делается отметка о способе его получения. В случае последующего поступления оригинала производится замена копии факсимильного сообщения на подлинник документа.

2.1.4. Обслуживание почтовых ящиков электронной почты Администрации автономного округа осуществляется сотрудниками структуры ДОУ; Губернатора автономного округа, вице-губернатора автономного округа и членов Администрации автономного округа - ответственными делопроизводителями.

Документы, поступившие в электронном виде, переносятся на бумажный носитель. Дальнейшая обработка производится в установленном порядке с приложением при возможности и необходимости исходных электронных материалов. В регистрационно-контрольной карточке документа делается отметка о способе его получения.

2.1.5. Телефонограммы в адрес Губернатора автономного округа, вице-губернатора автономного округа и членов Администрации автономного округа принимаются ответственными делопроизводителями.

2.1.6. Прием и регистрация личных и коллективных писем граждан, адресованных на имя Губернатора автономного округа, вице-губернатора автономного округа и членов Администрации автономного округа или в адрес Администрации автономного округа, осуществляется уполномоченным структурным подразделением аппарата Губернатора автономного округа, ответственным за работу с обращениями граждан (далее - структура ОГ).

Работа с обращениями граждан осуществляется в соответствии с правовыми актами Российской Федерации, автономного округа о работе с обращениями граждан.

В случае первичного получения ответственным делопроизводителем обращения гражданина оно направляется в структуру ОГ.

Личные обращения, заявления работников к представителю работодателя обращениями граждан не являются.

2.1.7. Прием согласованных проектов договоров, государственных контрактов и соглашений, заключаемых от имени Губернатора автономного округа или Администрации автономного округа, а также доверенностей от имени Губернатора автономного округа и Администрации автономного округа, их дальнейшее оформление, передача на подпись и регистрация, рассылка копий и хранение подлинников осуществляется уполномоченным структурным подразделением аппарата Губернатора автономного округа, ответственным за договорные отношения (далее - структура ДО).

Прием согласованных проектов правовых актов Губернатора автономного округа и Администрации автономного округа, их дальнейшее оформление, передача на подпись и регистрация, рассылка копий и оперативное хранение подлинников осуществляется уполномоченным структурным подразделением аппарата Губернатора автономного округа, ответственным за работу с правовыми актами (далее - структура ПА).

2.1.8. При приеме и первичной обработке поступающих документов в Администрацию автономного округа производится проверка правильности их адресования и доставки, целостность упаковки и комплектности.

В первую очередь обрабатываются документы с отметками, характеризующими степень срочности их исполнения или доставки.

Конверты с пометкой "лично" не вскрываются и передаются адресату.

Ошибочно направленные документы пересылаются по принадлежности или возвращаются отправителю с приложением сопроводительного письма за подписью руководителя структуры ДОУ о невозможности доставки адресату.

(в ред. постановления Администрации ЯНАО от 28.02.2008 № 67-А)

(см. текст в предыдущей редакции)

При повреждении документа либо отсутствии оговоренных в нем приложений составляется акт в трех экземплярах, утверждаемый руководителем структуры ДОУ. Первый остается в структуре ДОУ, второй приобщается к поступившему документу, а третий направляется отправителю документа.

Конверты, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда только по ним можно установить адрес отправителя, время отправки и получения документов.

2.1.9. Документы на иностранных языках направляются для перевода в исполнительный орган государственной власти автономного округа, ответственный за международные и межрегиональные связи, после чего проходит первичную обработку. В случае регистрации данного документа в регистрационной карточке делается отметка о языке оригинала. Текст перевода прикрепляется к оригиналу.

2.1.10. Поступившие документы разделяют на регистрируемые и нерегистрируемые.

Не подлежат регистрации:

- материалы информационно-справочного характера, присланные для сведения;

- статистические сборники, дайджест прессы (информационный экспресс-бюллетень), обзоры печати, книги, газеты, журналы и другие периодические издания, прейскуранты и каталоги, ведомственная техническая литература, проспекты с научно-технической информацией, рекламные материалы, информационные сводки, тематические и специальные сборники, прогнозы погоды, счета, квитанции и иная корреспонденция подобного рода;

- поздравительные письма и телеграммы, открытки, пригласительные билеты;

- пакеты с пометкой "Лично";

- документы без подписи;

- сообщения электронной почты из массовых рассылок ("спам").

2.1.11. Документ регистрируется в автоматизированной системе электронного документооборота и делопроизводства. Регистрационная контрольная карточка автоматизированной системы (далее - РКК) включает в себя все реквизиты документа, необходимые для его однозначной идентификации и определяющие этапы движения документа в процессе его исполнения.

(в ред. постановления Администрации ЯНАО от 28.02.2008 № 67-А)

(см. текст в предыдущей редакции)

При регистрации документов, оформленных на гербовых бланках, в РКК вносится вид гербового бланка и его номер.

Регистрационный номер формируется в соответствии с утвержденным порядком.

(абзац введен постановлением Администрации ЯНАО от 28.02.2008 № 67-А)

2.1.12. После регистрации на поступивших документах проставляется регистрационный штамп в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа (приложения отдельно не регистрируются) с указанием места регистрации, присвоенного регистрационного номера и даты регистрации.

(в ред. постановления Администрации ЯНАО от 28.02.2008 № 67-А)

(см. текст в предыдущей редакции)

На внутренних документах штамп может не ставиться или содержать дату (и время) получения документа, а также подпись лица, его принявшего.

2.1.13. Зарегистрированные документы, а также документы, не подлежащие регистрации, передаются на рассмотрение Губернатору автономного округа, вице-губернатору автономного округа и членам Администрации автономного округа в соответствии с их полномочиями.

Документы, являющиеся ответами на ранее направленные запросы, в случае указания реквизитов документа-запроса направляются автору или исполнителю последнего. Документы по исполнению поручений Губернатора или вице-губернатора автономного округа за подписью указанных в поручении ответственных исполнителей направляются главному исполнителю по данному документу.

(абзац введен постановлением Администрации ЯНАО от 28.02.2008 № 67-А)

2.1.14. Срок рассмотрения поступивших на резолюцию должностного лица документов не должен быть более трех рабочих дней. По истечении данного срока документ должен быть возвращен в структуру ДОУ вне зависимости от наличия резолюции должностного лица. В случае отсутствия резолюции документ направляется иному должностному лицу в соответствии с распределением обязанностей, подведомственности или подчиненности.

2.1.15. Документы после рассмотрения и наложения резолюции Губернатором автономного округа или вице-губернатором автономного округа и при наличии приложения возвращаются в структуру ДОУ для внесения в РКК реквизитов резолюции Губернатора автономного округа и вице-губернатора автономного округа.

Внесение в РКК реквизитов резолюции члена Администрации автономного округа осуществляется ответственными делопроизводителями.

2.1.16. Документы, прошедшие регистрацию в структуре ДОУ, передаются на рассмотрение и принимаются после рассмотрения через ответственных делопроизводителей под роспись не реже двух раз в день (до обеденного перерыва и после), а в случае документов срочного исполнения - незамедлительно.

Доставка и получение документов Губернатора автономного округа и вице-губернатора автономного округа в секретариатах Губернатора автономного округа и вице-губернатора автономного округа осуществляется уполномоченными специалистами структуры ДОУ.

2.1.17. Подлинник документа остается в структуре ДОУ. Документы, направляемые для исполнения, передаются в копиях. Отдельные документы (нормативные правовые акты и документы публичного характера) и/или приложения к ним могут быть переданы в виде электронной копии, в т.ч. и заверенные с использованием электронной цифровой подписи уполномоченного должностного лица.

(в ред. постановления Администрации ЯНАО от 28.02.2008 № 67-А)

(см. текст в предыдущей редакции)

На документах, подлежащих возврату, проставляется штамп "Подлежит возврату".

2.2. Оформление и отправка корреспонденции

2.2.1. Прием проектов документов на оформление, документов на регистрацию и корреспонденции на отправку осуществляется ежедневно, кроме выходных и праздничных дней, с 8.30 до 12.30 и с 14.00 до 16.30 часов. В предпраздничные дни - до 15.30.

Документы, поступившие после 16.30, оформляются и поступают в обработку на следующий день.

2.2.2. Документы, оформленные с нарушением требований настоящей Инструкции, на оформление и отправку не принимаются.

2.2.3. Подготовка проектов служебных писем Губернатора автономного округа, вице-губернатора автономного округа и членов Администрации автономного округа осуществляется непосредственно ответственными делопроизводителями.

2.2.4. Оформление проектов служебных писем на продольные бланки Губернатора автономного округа, вице-губернатора автономного округа, Администрации автономного округа и членов Администрации автономного округа с воспроизведением герба автономного округа осуществляется специалистами структуры ДОУ.

(в ред. постановления Администрации ЯНАО от 28.02.2008 № 67-А)

(см. текст в предыдущей редакции)

Очередность оформления определяется хронологическим порядком поступления. Срочные документы оформляются в очередности, определяемой руководителем структуры ДОУ по согласованию с исполнителем.

Проект документа, передаваемый для оформления, должен быть заверен автором или авторами проекта, ответственным делопроизводителем.

Если проект документа первоначально готовился с использованием компьютерной техники, то для оформления передается и его электронная копия.

К проектам писем-ответов за подписью Губернатора или вице-губернатора автономного округа дополнительно прилагается копия исходного запроса.

(абзац введен постановлением Администрации ЯНАО от 28.02.2008 № 67-А)

2.2.5. Абзац исключен. - Постановление Администрации ЯНАО от 28.02.2008 № 67-А.

(см. текст в предыдущей редакции)

Набор текста с рукописных материалов и под диктовку не производится. Корректировка исходного текста при оформлении производится.

(в ред. постановления Администрации ЯНАО от 28.02.2008 № 67-А)

(см. текст в предыдущей редакции)

При наличии орфографических, грамматических ошибок в тексте проекта документа оформление не осуществляется и материалы возвращаются исполнителю.

(абзац введен постановлением Администрации ЯНАО от 28.02.2008 № 67-А)

2.2.6. Документы для отправки передаются полностью оформленными и готовыми к отправке с указанием почтового адреса.

(абзац введен постановлением Администрации ЯНАО от 28.02.2008 № 67-А)

Законвертованная корреспонденция вносится в реестр и в зависимости от срочности доставки адресатам отправляется фельдъегерской или почтовой, в т.ч. срочной, связью в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня.

Отправляемые документы с отметками, характеризующими степень срочности их доставки ("Срочно", "Весьма срочно"), а также со сроками исполнения до 7 дней обрабатываются незамедлительно.

(в ред. постановления Администрации ЯНАО от 28.02.2008 № 67-А)

(см. текст в предыдущей редакции)

2.3. Копирование и тиражирование документов

2.3.1. Выполнение копировально-множительных работ в Администрации автономного округа осуществляется структурой ДОУ и ответственными делопроизводителями посредством печатной, копировально-множительной техники, имеющейся в их пользовании.

2.3.2. Тиражирование служебных документов, непосредственно связанных с обеспечением деятельности Губернатора автономного округа и Администрации автономного округа, осуществляется службой ДОУ.

Копирование документов, объемом до пяти страниц и в количестве до десяти экземпляров, а также копирование для текущих, оперативных нужд членов Администрации осуществляется ответственными делопроизводителями.

2.3.3. В первоочередном порядке тиражированию подлежат правовые акты Российской Федерации и автономного округа, материалы к заседаниям Администрации автономного округа.

2.3.4. Для изготовления разового тиража оформляется заявка установленной формы на тиражирование документов (Приложение № 1), подписываемая руководителем структуры ДОУ. Срочность выполнения работ согласовывается с заказчиком тиража.

(в ред. постановления Администрации ЯНАО от 28.02.2008 № 67-А)

(см. текст в предыдущей редакции)

2.3.5. Оригиналы документов, направляемых для тиражирования, представляются четко напечатанными в несброшюрованном, раскрепленном виде, на оборотной стороне каждого листа при необходимости карандашом проставляются номера страниц.

Грязные, надорванные материалы, газетные и журнальные статьи, а также документы, оформленные на листах бумаги формата более А3, для тиражирования не принимаются.

2.3.6. Копирование гербовых бланков любого вида, используемых в Администрации автономного округа, запрещается.

III. Требования к оформлению документов

3.1. Общие положения

3.1.1. Документы изготавливаются на листах бумаги белого цвета с использованием электронно-вычислительной техники или на пишущих машинках.

Отдельные внутренние документы могут писаться от руки (заявление, объяснительная записка и т.д.).

3.1.2. На пишущих машинках изготавливаются документы, содержащие информацию ограниченного доступа.

В машинописных текстах шаг письма и межстрочный интервал устанавливаются по ГОСТ 6.10.5-87: 2,6 мм - шаг письма (размер печатного знака); 4,25 мм - межстрочный интервал.

3.1.3. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:

25 мм - левое;

10 мм - правое;

20 мм - верхнее;

20 мм - нижнее.

3.1.4. При подготовке документов с применением электронно-вычислительной техники используется шрифт Times New Roman размером № 14 с одинарным межстрочным интервалом, обычным межсимвольным интервалом без смещения. Использование шрифта с параметрами, отличными от данных, оговаривается отдельно.

Текст выравнивается по ширине страницы. Переносы и разбивание слов не допускаются. Первая строка абзаца ("красная строка") оформляется с отступом в 12,5 мм.

Не допускается разнесение по разным строкам составных частей написания даты и номера правового акта, инициалов и фамилии, числовых значений и их единиц измерения и т.д.

может быть оформлен в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками.

Для табличных документов возможно использование другого шрифта иных размеров и частичное отступление от указанного форматирования, в случаях необходимости размещения значительного количества строк и столбцов или большого объема текста в ячейках, когда строгое соблюдение формата текста приводит к искажению или затруднению восприятия содержания при переносе на бумажный носитель.

Для отделения реквизитов документа используется набор строк(и) непечатаемых символов (далее - пустая строка) с параметрами шрифта предыдущего реквизита.

При необходимости размещения текста документа на фиксированном количестве листов, при условии сохранения общей структуры оформления и уровня восприятия документа, допускается, но не рекомендуется уменьшение количества пустых строк, разделяющих реквизиты документа. Предпочтительным способом является более тщательная проработка текста документа.

Для выделения части текста документа, наименования, заголовка, примечания могут использоваться насыщенное начертание ("жирный", "полужирный" шрифт), курсив, подчеркивание или смещение относительно границ основного текста.

3.1.5. При размещении текста документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковые номера страниц проставляются в центре верхнего поля арабскими цифрами без добавочных слов и символов ("страница", "стр." и др.). Страницы каждого приложения к документу нумеруются отдельно по этим же правилам.

Если таблица размещается более чем на одной странице, столбцы таблицы на первой странице должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть указаны только номера этих столбцов. В приложениях к правовым актам заголовочная часть таблицы (наименование граф) повторяется на каждой странице.

3.1.6. Выписки из документов оформляются в соответствии с правилами оформления соответствующего вида документа и содержат информацию в части полномочий или ответственности получателя. Разделы (реквизиты), не содержащие текст, могут опускаться.

3.2. Бланки документов

3.2.1. Документы Администрации автономного округа должны оформляться на бланках и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения.

3.2.2. Бланки документов составляются в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003.

3.2.3. Бланки документов изготавливаются на стандартных белых листах бумаги формата А4 (210 x 297 мм). Допускается оформление документов на бумаге формата А3 (297 x 420 мм), А5 (148 x 210 мм) и А6 (105 x 148 мм). Выбор формата бумаги зависит от вида и объема документа.

3.2.4. Применяются следующие виды бланков:

- общий бланк (Приложение № 2);

- бланк письма;

- бланк конкретного вида документа (постановление, распоряжение, приказ и т.д.).

3.2.5. В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков: продольный и угловой (Приложения № № 3, 4).

Реквизиты бланка и ограничительные отметки для реквизитов в пределах границ зон расположения реквизитов размещают центрованно (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов) или флаговым способом (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

Для бланков членов Администрации автономного округа, используемых для внутренней переписки, устанавливается угловой вариант.

3.2.6. Эскизы бланков с воспроизведением герба автономного округа разрабатываются аппаратом Губернатора автономного округа.

(в ред. постановления Администрации ЯНАО от 28.02.2008 № 67-А)

(см. текст в предыдущей редакции)

Эскиз гербового бланка исполнительного органа государственной власти автономного округа разрабатывается службой делопроизводства данного органа и согласовывается с аппаратом Губернатора автономного округа.

Эскизы бланков исполнительного органа государственной власти автономного округа без воспроизведения герба автономного округа разрабатываются внутренней службой делопроизводства и утверждаются руководителем исполнительного органа государственной власти автономного округа.

3.2.7. Работа с гербовыми бланками осуществляется в соответствии с Порядком изготовления, использования, хранения и уничтожения бланков и печатей с воспроизведением герба автономного округа, утвержденным постановлением Губернатора автономного округа от 2 сентября 2004 года № 294.

(п. 3.2.7 введен постановлением Администрации ЯНАО от 28.02.2008 № 67-А)

3.3. Электронные копии

3.3.1. Под электронной копией понимается файл, содержание, оформление и форматирование которого полностью идентичны исходному документу на бумажном носителе за возможным исключением графических реквизитов оформления бланка (для документов на бланке) и прохождения документов (печать, штамп и т.д.), а также рукописных реквизитов (подпись, дата, визы и т.д.).

3.3.2. Электронная копия может содержать текст, табличные данные, графические изображения и др. как в составе одного файла, так и разнесенные по отдельным файлам разного формата.

Текст сохраняется в текстовых файлах формата RTF (проекты) или в защищенном от изменений виде формата PDF (подписанные документы).

Табличные данные могут сохраняться как в текстовых файлах, так и в файлах формата, совместимого с форматом электронных таблиц Microsoft Excel версии 5.

Графические изображения сохраняются в файлах формата JPG, BMP.

По согласованию с получателем электронной копии возможно использование иных форматов передаваемых файлов.

3.3.3. Передача электронных копий осуществляется как на сменных носителях (дискеты, оптические диски и др.), так и средствами электронной почты. Обеспечение соответствия оригиналу, гарантии получения и возможности идентичного воспроизведения электронной копии получателем возлагается на отправителя.

Наименование файла не должно содержать точек, кроме разделяющей собственно имя и расширение имени файла, а также символы "\", "/", ":", "*", "?", "<", ">", "" и кавычки.

Передаваемые файлы должны пройти антивирусную обработку. В случае обнаружения получателем факта заражения файлы подлежат уничтожению.

В случае наличия в файле выполняемого программного кода (макросы), необходимого для выполнения действий, предусмотренных автором, получатель должен быть об этом извещен. Ответственность за последствия действия этого кода возлагается на отправителя.

При значительных объемах передаваемых электронных материалов необходимо осуществлять сжатие исходных файлов как по отдельности, так и в составе пакета в форматах RAR, ZIP или совместимом с ними.

3.3.4. Юридическая значимость электронной копии определяется законами Российской Федерации и автономного округа по вопросам применения электронной цифровой подписи.

3.3.5. Иные правила передачи информации в электронном виде могут определяться отдельными законами, нормативными правовыми актами автономного округа.

3.4. Оформление реквизитов документов

3.4.1. Реквизиты

Обязательные элементы оформления документа называются реквизитами. Реквизиты оформляют с учетом ГОСТ Р 6.30-2003.

При подготовке и оформлении документов используются следующие реквизиты:

- герб автономного округа;

- наименование исполнительного органа государственной власти автономного округа (наименование должности лица, замещающего государственную должность автономного округа);

- справочные данные об организации (код организации, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП));

- наименование вида документа (для бланка конкретного вида документа);

- дата документа;

- регистрационный номер документа;

- ссылка на регистрационный номер и дату документа;

- место составления или издания документа;

- гриф ограничения доступа к документу;

- адресат;

- гриф утверждения документа;

- резолюция (поручение);

- заголовок к тексту;

- отметка о контроле;

- текст документа;

- отметка о наличии приложения;

- подпись;

- гриф согласования документа;

- визы согласования документа;

- оттиск печати;

- отметка о заверении копии;

- отметка об исполнителе;

- отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

- отметка о поступлении документа в организацию.

Состав реквизитов документа определяется в зависимости от его вида и содержания, этапов подготовки и работы с ним.

3.4.2. Герб автономного округа

Применение изображения герба автономного округа осуществляется в соответствии с Уставом (Основным законом) автономного округа, Законом автономного округа от 13 октября 2003 года № 41-ЗАО "О гербе Ямало-Ненецкого автономного округа".

Абзац исключен. - Постановление Администрации ЯНАО от 28.02.2008 № 67-А.

(см. текст в предыдущей редакции)

3.4.3. Наименование исполнительного органа государственной власти автономного округа (наименование должности должностного лица)

Наименование исполнительного органа государственной власти автономного округа должно соответствовать его наименованию, указанному в утвержденном положении об этом органе. При наличии сокращенного наименования его помещают в скобках ниже полного.

На бланках образованных Администрацией автономного округа координационных (комиссии) и совещательных (советы) органов их наименование указывается ниже наименования вышестоящего органа и, как правило, шрифтом более крупного размера.

На бланках должностного лица указывается полное наименование должности.

Если документ подготавливается совместно двумя и более организациями, то документ оформляется на чистом листе бумаги. Наименования организаций одного уровня располагаются на одном уровне. Наименования организаций разного уровня располагаются друг над другом.

3.4.4. Справочные данные об организации

Справочные данные включают почтовый адрес, номер телефона и/или факсимильного аппарата (с кодом населенного пункта) и другие сведения (телекс, адрес электронной почты и т.д.).

В бланках документов код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) или Общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления (ОКОГУ), основной государственный регистрационный номер (ОГРН) и идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) включают в состав справочных данных.

Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.

Не допускается указание адреса почтового ящика электронной почты, размещенного в доменах первого уровня иностранных государств, коммерческих организаций, а также в доменах второго уровня, предоставляющих свободный и бесплатный сервис по их размещению.

3.4.5. Наименование вида документа

Наименование вида документа должно быть определено учредительными документами исполнительного органа государственной власти автономного округа (положение) и соответствовать наименованиям видов документов, предусмотренных Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД).

В служебном письме наименование вида документа не указывается.

(в ред. постановления Администрации ЯНАО от 28.02.2008 № 67-А)

(см. текст в предыдущей редакции)

3.4.6. Дата документа

Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события.

Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату. В противном случае датой документа является наиболее поздняя дата его подписания.

Дата документа, оформленного на бланке, проставляется в соответствии с расположением этого реквизита.

На документах, оформляемых не на бланках, дата проставляется под наименованием должности лица, подписавшего документ, печатается от левой границы текстового поля и отделяется от предыдущего реквизита двумя - тремя пустыми строками.

Дату документа оформляют словесно-цифровым способом. День месяца - двумя арабскими цифрами, месяц - словами, год - четырьмя арабскими цифрами.

Например, дату 8 сентября 2005 г. следует оформлять 08 сентября 2005 г.

В тексте документа допускается цифровой способ оформления даты, например: 08.09.2005 (без добавления "г.").

3.4.7. Регистрационный номер документа

Регистрационный номер документа - цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации. Наличие на документе регистрационного номера свидетельствует о том, что он включен в информационный массив Администрации автономного округа.

Регистрационный номер формируется строго в соответствии с утвержденным Порядком формирования регистрационного номера.

(в ред. постановления Администрации ЯНАО от 28.02.2008 № 67-А)

(см. текст в предыдущей редакции)

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

На документах, оформленных на бланках, регистрационный номер проставляется в соответствии с расположением этого реквизита.

3.4.8. Ссылка на регистрационный номер и дату документа

Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ. Данный реквизит обязателен для писем, которые являются ответами на поступивший запрос.

Наличие этого реквизита исключает необходимость упоминания номера и даты поступившего документа в тексте письма, снижает время обработки, повышает оперативность доставки исполнителю.

(в ред. постановления Администрации ЯНАО от 28.02.2008 № 67-А)

(см. текст в предыдущей редакции)

3.4.9. Место составления или издания документа

Место составления или издания документа указывается в том случае, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование организации" и "Справочные данные об организации". Место составления или издания указывается с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения.

На бланке письма место издания помещается в реквизите "Справочные данные об организации". В документе, автором которого является структурное подразделение, имеющее географическое размещение, отличное от головной организации, указывается его место нахождения.

3.4.10. Гриф ограничения доступа к документу

Гриф ограничения доступа к документу установленного образца проставляется на первой странице документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к документам, содержащим секретную и служебную информацию ограниченного распространения. Печатается в правом верхнем углу документа. Номер экземпляра проставляется ниже грифа ограничения доступа к документу, отделяется полуторным межстрочным интервалом и центрируется по отношению к нему.

(в ред. постановления Администрации ЯНАО от 28.02.2008 № 67-А)

(см. текст в предыдущей редакции)

Допускается гриф ограничения доступа к документу проставлять в виде штампа.

3.4.11. Адресат

Документы адресуют организациям, их структурным подразделениям, должностным или физическим лицам.

Реквизит "Адресат" располагается в правом верхнем углу первого листа письма с выравниванием по левой границе зоны расположения реквизита. Ширина зоны расположения реквизита (расстояние от ее левой границы до правого поля документа) не должна превышать 80 мм.

При адресовании документа организации, ее структурному подразделению без указания должностного лица их наименования пишутся в именительном падеже, например (здесь и далее примеры наименования организаций, их справочные данные и др. являются условными):

(в ред. постановления Администрации ЯНАО от 28.02.2008 № 67-А)

(см. текст в предыдущей редакции)

                                     Министерство регионального

                                     развития Российской Федерации

При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации и подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном.

(абзац введен постановлением Администрации ЯНАО от 28.02.2008 № 67-А)

Например:

(абзац введен постановлением Администрации ЯНАО от 28.02.2008 № 67-А)

                                           Министерство образования и науки

                                           Российской Федерации

                                           департамент управления делами

                                           ведущему специалисту

]]>