АДМИНИСТРАЦИЯ МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ ГОРОД САЛЕХАРД
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 29 декабря 2004 г. № 855
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ
В АДМИНИСТРАЦИИ МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ ГОРОД САЛЕХАРД
(в ред. постановлений Администрации МО город Салехард
от 16.01.2008 № 9
, от 30.04.2009 № 125
, от 24.09.2009 № 294
)
В целях совершенствования документационного обеспечения и повышения его эффективности в Администрации муниципального образования город Салехард постановляю:
1. Утвердить прилагаемую Инструкцию
по делопроизводству в Администрации муниципального образования город Салехард.
2. Руководителям структурных подразделений Администрации города обеспечить строгое соблюдение Инструкции
.
3. Признать утратившим силу Постановление
Мэра города от 29 декабря 2000 года № 752 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Администрации муниципального образования город Салехард".
4. Контроль за исполнением настоящего Постановления возложить на заместителя Главы города - руководителя аппарата Администрации города Л.О.Нога.
Глава города
А.М.СПИРИН
Утверждена
Постановлением
Главы города Салехарда
от 29 декабря 2004 г. № 855
ИНСТРУКЦИЯ
ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В АДМИНИСТРАЦИИ
МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ ГОРОД САЛЕХАРД
(в ред. постановлений Администрации МО город Салехард
от 16.01.2008 № 9
, от 30.04.2009 № 125
, от 24.09.2009 № 294
)
I. Общие положения
1.1. Настоящая Инструкция устанавливает порядок работы с документами в Администрации муниципального образования город Салехард (далее - Администрация города).
1.2. Инструкция разработана в соответствии с законами Российской Федерации, ГОСТом Р 6.30-2003 "Унифицированная система организационно-распорядительной документации", постановлениями и распоряжениями Губернатора ЯНАО и его заместителей, Уставом
муниципального образования город Салехард, Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти и с учетом сложившегося опыта организации делопроизводства в Администрации города.
1.3. Порядок ведения делопроизводства, установленный настоящей Инструкцией, распространяется на организацию работы с документами несекретного характера. Порядок работы с секретными документами регламентируется специальными инструкциями.
1.4. Порядок работы с документами, установленный настоящей Инструкцией, обязателен для всех работников структурных подразделений Администрации города. Каждый работник Администрации города и ее структурных подразделений несет персональную ответственность за выполнение требований Инструкции по делопроизводству, сохранность находящихся у него служебных документов.
1.5. При работе с документами, поступившими в Администрацию города, не допускается:
- вносить в них исправления;
- работать с ними вне служебных помещений;
- разглашать содержащиеся в них сведения;
- передавать работникам других организаций копии поступивших документов без разрешения руководителей Администрации или структурных подразделений.
1.6. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства в структурных подразделениях Администрации города возлагается на их руководителей.
Руководители структурных подразделений Администрации города в случае увольнения сотрудника или его перехода на другую работу обеспечивают полную передачу по акту всех числящихся за ним по номенклатуре дел документов работнику, вновь назначенному на данную должность, или работнику, на которого временно возложено исполнение его обязанностей.
1.7. С содержанием постановлений, распоряжений и поручений Главы города, его заместителей, других служебных документов могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению.
1.8. Взаимодействие со средствами массовой информации, передача им какой-либо служебной информации или документов осуществляется через начальника управления общей политики Администрации города или лицо, исполняющее его обязанности.
(п. 1.8 в ред. постановления
Администрации МО город Салехард от 16.01.2008 № 9)
(см. текст в предыдущей редакции
)
II. Общие правила оформления документов
Документы, издаваемые в Администрации города, должны оформляться, как правило, на бланках и иметь комплекс обязательных для данного вида документов реквизитов (наименование организации-автора, вид документа, дата, индекс (порядковый номер) документа, место издания документа, заголовок, текст, подпись, визы и т.д.).
Бланки документов изготавливаются на бумаге форматов А4 (210 х 297 мм), А5 (148 х 210 мм).
Документы, издаваемые в Администрации города, печатаются с использованием текстового редактора Microsoft Word шрифтом Times New Roman Cyr размером № 12, 13, 14 через 1 - 2 межстрочных интервала. При печатании таблиц можно использовать шрифты других размеров.
При оформлении текста документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковые номера страниц проставляются арабскими цифрами посередине верхнего поля листа.
Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь следующие поля:
левое - 30 мм,
правое - 15 мм,
верхнее - 20 мм,
нижнее - 20 мм.
2.1. Заголовок к тексту документа
Заголовок к тексту документа должен быть кратким и точно передавать смысл текста, отвечать на вопрос "о чем (о ком)?". Допускается не указывать заголовок к тексту на документе формата А5.
Заголовок к тексту документа печатается от левой границы текстового поля. Точку в конце заголовка не ставят. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через один межстрочный интервал.
Заголовок к тексту правового акта Главы города (Администрации города) выравнивается по центру.
(в ред. постановления
Администрации МО город Салехард от 16.01.2008 № 9)
(см. текст в предыдущей редакции
)
2.2. Дата документа
Датой документа является дата его подписания (распорядительные документы, письма) или дата события, зафиксированного в документе (протокол, акт); для утверждаемого документа (план, инструкция, положение, отчет) - дата утверждения.
Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ.
Для документов, составленных совместно несколькими организациями, датой документа является дата его подписания последней организацией.
Способ написания даты зависит от характера документа: в нормативных документах, определяющих права граждан и организаций, содержащих сведения финансового характера, а также при датировании распорядительных и нормативных документов применяется словесно-цифровой способ оформления даты (05 апреля 2004 г.), а в остальных случаях - цифровой в следующей последовательности: день, месяц, год (05.04.2004). Допускается также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца (2004.04.05).
2.3. Адресование документа
2.3.1. Документы адресуют организациям, их структурным подразделениям или конкретным лицам.
2.3.2. При адресовании документа организации, ее структурному подразделению без указания должностного лица их наименования пишутся в именительном падеже, например:
Администрация Ямало-Ненецкого
автономного округа
Управление делами
2.3.3. При направлении документа конкретному должностному лицу название организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном. При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Например:
ОАО "Аэропорт Салехард"
Заместителю генерального
директора
В.П.Климентьеву
2.3.4. При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата, например:
Генеральному директору
МУ "Салехардская дирекция
единого заказчика"
Б.Л.Земляному
2.3.5. Если документ адресуют в несколько организаций или структурных подразделений одной организации, то их указывают обобщенно, например:
Руководителям структурных
подразделений Администрации
города
2.3.6. При адресовании документа физическому лицу сначала указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес (элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи), например:
Иванову И.И.
ул. Республики, д. 15, кв. 1,
г. Салехард,
Ямало-Ненецкий автономный
округ, 629008
2.3.7. Документы не должны содержать более четырех адресатов. Слово "копия" перед обозначением второго, третьего и четвертого адреса не указывается, каждый экземпляр должен быть подписан. При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список рассылки и на каждом документе проставляется только один адресат.
2.3.8. Реквизиты адресата располагают в правом верхнем углу первого листа письма. Длина максимальной строки не должна превышать 10 см и ограничивается правой границей текстового поля. Допускается центрировать каждую строку реквизита "адресат" по отношению к самой длинной строке данного реквизита.
2.4. Подписание документа
2.4.1. Документы подписываются должностными лицами в соответствии с представленными им полномочиями.
2.4.2. В состав реквизита "подпись" входят: наименование должности лица, подписывающего документ (полное, если документ оформлен не на бланке, сокращенное - если на бланке), личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия).
2.4.3. При подписании служебных документов не допускается подписывать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности.
2.4.4. Наименование должности лица, подписавшего документ, печатается от левой границы текстового поля через один межстрочный интервал и отделяется от основного текста тремя межстрочными интервалами. Допускается центрирование относительно самой длинной строки.
Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности, последняя буква расшифровки подписи ограничивается правым полем.
2.4.5. При подписании документов несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в соответствии с занимаемыми должностями, например:
Заместитель Главы Администрации
города Салехарда личная подпись И.О.Фамилия
Начальник Управления
архитектуры и градостроительства
Администрации города Салехарда личная подпись И.О.Фамилия
(в ред. постановления
Администрации МО город Салехард от 16.01.2008 № 9)
(см. текст в предыдущей редакции
)
2.4.6. При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне:
Начальник Управления Начальник Управления по труду и
образования Администрации социальной защите населения
муниципального образования Администрации муниципального
город Салехард образования город Салехард
Подпись И.О.Фамилия Подпись И.О.Фамилия
2.4.7. В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии, например:
Председатель комиссии: личная подпись И.О.Фамилия
Члены комиссии: личная подпись И.О.Фамилия
личная подпись И.О.Фамилия
2.5. Утверждение документа
2.5.1. На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения располагается в правом верхнем углу первого листа документа.
2.5.2. Если документ утверждается должностным лицом, то гриф утверждения состоит из слова "УТВЕРЖДАЮ" (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:
УТВЕРЖДАЮ
Заместитель Главы
Администрации
города Салехарда
личная подпись И.О.Фамилия
16.03.2004
(в ред. постановления
Администрации МО город Салехард от 16.01.2008 № 9)
(см. текст в предыдущей редакции
)
2.5.3. При утверждении документа постановлением, решением, приказом гриф утверждения состоит из слова "УТВЕРЖДЕН" ("УТВЕРЖДЕНА", "УТВЕРЖДЕНО" или "УТВЕРЖДЕНЫ"), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера, например:
УТВЕРЖДЕНО
постановлением Главы
города Салехарда
от ____________ 2004 г. № ___
2.6. Согласование документа
2.6.1. Согласование документа оформляется визой на документе или грифом согласования.
2.6.2. Визирование проекта документа проводится при необходимости оценки обоснованности документа, соответствия его правовым актам и ранее принятым решениям.
2.6.3. Документы, представляемые на подпись Главе города и его заместителям, визируются исполнителем (ответственным исполнителем) и руководителем подразделения, где готовится проект документа.
В служебных письмах за подписью Главы города или его заместителей визы проставляются в нижней части лицевой стороны последнего листа копии документа. Визы включают в себя личную подпись визирующего, расшифровку подписи и дату визирования, а при необходимости - и наименование должности визирующего.
(в ред. постановления
Администрации МО город Салехард от 16.01.2008 № 9)
(см. текст в предыдущей редакции
)
2.6.4. В договорах и соглашениях, заключаемых Администрацией города, виза согласования проставляется в нижней части последнего листа второго экземпляра подлинника, а в случае наличия листа согласования - на листе согласования.
(в ред. постановления
Администрации МО город Салехард от 16.01.2008 № 9)
(см. текст в предыдущей редакции
)
2.6.5. Гриф согласования документа включает в себя слово "СОГЛАСОВАНО", наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, ее расшифровку и дату согласования или название документа, подтверждающего согласование, его дату и номер, например:
СОГЛАСОВАНО
Заместитель Главы
Администрации
города Салехарда
личная подпись И.О.Фамилия
12.11.2004
(в ред. постановления
Администрации МО город Салехард от 16.01.2008 № 9)
(см. текст в предыдущей редакции
)
или
СОГЛАСОВАНО
Письмо Росархива
от 30.09.2000 № 01-15/155-К
2.6.6. Гриф согласования располагается ниже реквизита "подпись" в левом нижнем углу. В тех случаях, когда содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций, учреждений, составляется лист согласования, о чем делается отметка на месте грифа согласования "Лист согласования прилагается".
При согласовании проектов постановлений и распоряжений Главы города визы согласований располагаются на листе согласований.
2.7. Оформление приложений к документам
2.7.1. Если документ (письмо, отчет, справка, пояснительная записка и т.д.) имеет приложения, полное наименование которых приводится в тексте, то отметка о наличии приложения оформляется через один межстрочный интервал от основного текста в форме:
Приложение: на 5 л. в 3 экз.
2.7.2. Если документ имеет приложения, не названные в тексте, то их наименования перечисляются после текста с указанием количества листов в каждом приложении и числа их экземпляров, например:
Приложение: 1. Справка о подготовке школ к новому учебному году на 8 л. в
2 экз.
2. Список школ на 1 л. в 2 экз.
2.7.3. Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, отметка о наличии приложений имеет следующее оформление:
Приложение: на 3 л. в 4 экз. только в первый адрес.
2.7.4. Если приложение сброшюровано, то количество листов не указывается, например:
Приложение: брошюра в 2 экз.
2.7.5. В правовых актах Главы города (Администрации города) Салехарда при наличии приложений ссылка на приложение делается в тексте постановления (распоряжения). При этом на первом листе приложения в правом верхнем углу пишется:
(в ред. постановления
Администрации МО город Салехард от 16.01.2008 № 9)
(см. текст в предыдущей редакции
)
Приложение
к постановлению Главы
города Салехарда
от ____________ 2004 г. № ____
Если приложений несколько, то они нумеруются, например:
Приложение № 1
к постановлению
Главы города Салехарда
от ____________ 2004 г. № ____
2.8. Резолюция
Резолюция содержит указания по исполнению документа и включает в себя: фамилию исполнителя (исполнителей), содержание поручения и срок исполнения, подпись и дату.
В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым.
На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указываются исполнитель, подпись автора резолюции и дата.
2.9. Отметка об исполнителе
Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа подлинника документа и включает в себя инициалы и фамилию исполнителя, номер его телефона, например:
И.А.Александрова
45833
III. Порядок подготовки и принятия правовых актов
Главы города и Администрации города
(в ред. постановления
Администрации МО город Салехард
от 16.01.2008 № 9)
(см. текст в предыдущей редакции
)
3.1. Порядок подготовки проектов правовых актов
Главы города и Администрации города
3.1.1. Подготовка проектов правовых актов Главы города и Администрации города организуется:
- во исполнение или в соответствии с нормативными и распорядительными документами органов государственной власти Российской Федерации, Ямало-Ненецкого автономного округа, решениями Городской Думы муниципального образования город Салехард;
- по инициативе заместителей Главы Администрации города, руководителей структурных подразделений Администрации города;
- в порядке оперативного руководства по конкретным финансовым, хозяйственным, организационным вопросам, требующим немедленного решения.
3.1.2. Правом вносить проекты правовых актов на рассмотрение Главе города обладают заместители Главы Администрации города, руководители структурных подразделений Администрации города (далее - авторы проекта).
3.1.3. Руководители общественных организаций, предприятий, учреждений и организаций могут инициативным порядком направлять проекты правовых актов заместителям Главы Администрации города или руководителям структурных подразделений Администрации города по принадлежности вопросов для внесения проекта в установленном порядке.
3.1.4. Ответственность за качество подготовки проектов правовых актов, их согласование с заинтересованными сторонами, содержание, достоверность, целесообразность, полноту представляемых материалов несут авторы проекта.
Руководители структурных подразделений Администрации города и должностные лица, которым поручена подготовка проектов, определяют из числа работников ответственных исполнителей этих документов, которые организуют согласование и подготовку материалов по проекту документа.
3.1.5. К проекту правового акта в обязательном порядке прилагается пояснительная записка, в которой излагается существо вопроса, причины и основания подготовки проекта. При необходимости к пояснительной записке прилагаются справочные и аналитические материалы, связанные с подготовкой проекта.
3.1.6. К проекту правового акта, основанием для принятия которого послужили другие документы (постановления, договоры, контракты, соглашения и др.), прилагаются копии этих документов.
3.1.7. Если подготавливаемый проект влечет за собой внесение изменений и (или) дополнений или признание утратившими силу ранее изданных правовых актов Главы города или Администрации города, эти изменения и дополнения включаются в проект подготавливаемого акта или представляются в виде самостоятельного акта одновременно с ним. В этом случае к проекту прилагаются копии действующих постановлений и распоряжений, в которые вносятся изменения и (или) дополнения или признаются утратившими силу.
3.1.8. Проекты правовых актов Главы города и Администрации города должны содержать:
- точные наименования структурных подразделений Администрации города, предприятий, учреждений, организаций и других объектов в соответствии с их учредительными документами, наименования должностей и фамилий должностных лиц, которым поручается исполнение задания;
- сроки исполнения заданий;
- указание относительно официального опубликования (обнародования) - для правовых актов нормативного характера, затрагивающих права и интересы граждан;
- указание должностного лица, на которое возлагается контроль за исполнением данного документа в целом;
- указание о признании утратившими силу правовых актов, если вновь принимаемый документ исключает действие ранее принятых.
3.1.9. Правовые акты, принимаемые Администрацией города Салехарда, имеющие нормативный характер, издаются исключительно в форме постановлений Администрации города Салехарда. Распоряжения Администрации города Салехарда принимаются по оперативным, кадровым, организационным вопросам и не должны содержать предписаний, носящих нормативный характер.
(п. 3.1.9 введен постановлением
Администрации МО город Салехард от 24.09.2009 № 294)
3.2. Правила оформления правовых актов
Главы города и Администрации города
3.2.1. Правовые акты, издаваемые в Администрации города, печатаются на бланках установленного образца формата А4 (приложения № № 2
, 3
, 2.1
, 3.1
).
3.2.2. Правовые акты Главы города и Администрации города имеют следующие реквизиты:
- герб города Салехарда;
- наименование должности выборного должностного лица, издавшего документ (Глава муниципального образования город Салехард), или исполнительного органа местного самоуправления (Администрация муниципального образования город Салехард);
- наименование вида документа ПОСТАНОВЛЕНИЕ или РАСПОРЯЖЕНИЕ;
- дата принятия документа;
- номер постановления или распоряжения;
- заголовок, в краткой форме обозначающий содержание документа;
- текст документа;
- наименование должности и подпись лица, официально уполномоченного подписывать соответствующий документ.
3.2.3. Заголовок к тексту постановления (распоряжения) должен кратко и точно отражать содержание документа. Заголовок отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается полужирным шрифтом и выравнивается по центру, точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через один межстрочный интервал.
3.2.4. должен быть изложен ясно и лаконично, не допуская двойственного толкования. В тексте постановлений и распоряжений Главы города допускается применение только общепринятых или официально установленных сокращений (приложение № 1)
.
Текст отделяется от заголовка 2 - 3 межстрочными интервалами, печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы поля.
3.2.5. может подразделяться на констатирующую часть (преамбулу) и постановляющую часть (в распоряжениях - распорядительную).
3.2.6. Преамбула служит для обоснования принятия документа. В ней указываются фактические обстоятельства и мотивы, послужившие причиной или поводом для издания документа, а также ссылки на законы и иные акты, в соответствии с которыми принимается данный документ. В преамбулу не включаются положения нормативного характера. Преамбула в тексте постановлений Главы города и Администрации города завершается словом "ПОСТАНОВЛЯЮ:", которое печатается прописными буквами полужирным шрифтом. В распоряжениях преамбула может отсутствовать.
3.2.7. Постановляющая (распорядительная) часть постановлений (распоряжений), как правило, подразделяется на пункты. Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют. Пункты могут подразделяться на подпункты, которые могут иметь цифровую или буквенную нумерацию.
Пункты, подпункты, абзацы в документе располагаются в последовательности, обеспечивающей логическое развитие темы, переход от более общих понятий к более конкретным.
Каждый пункт должен начинаться либо с указания исполнителя и конкретного действия, либо с указания предписываемого действия, выраженного глаголом в неопределенной форме, а затем исполнителя. Пункты, не связанные с определенным исполнителем, начинаются с глагола в неопределенной форме ("Утвердить", "Установить" и т.д.).
3.2.8. Если основанием для издания документа являются распорядительные документы органов государственной власти и управления, то в преамбуле издаваемого документа указывается наименование, дата, номер и заголовок этих документов.
Если возникает необходимость неоднократного упоминания наименования какого-либо органа, учреждения, объекта, документа, то допускается в первом случае привести его полное наименование и в скобках сокращенное наименование ("далее именуется..." или "далее - ..."), а в последующем тексте употребляется только его сокращенное наименование.
]]>├──────┼─────────────────────────┼──────────────────┼─────────────┼──────────┤
│ │ │ │ │ │
└──────┴─────────────────────────┴──────────────────┴─────────────┴──────────┘
Наименование должности
руководителя структурного
подразделения Подпись Расшифровка подписи
Дата
Ответственный за делопроизводство
и архив Подпись Расшифровка подписи
Дата
Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в __________________
году в структурном подразделении
┌────────────────────────────────────┬────────┬──────────────────────────────┐
│ По срокам хранения │ Всего │ В том числе │
│ │ ├───────────────┬──────────────┤
│ │ │ переходящих │ с отметкой │
│ │ │ │ "ЭПК" │
├────────────────────────────────────┼────────┼───────────────┼──────────────┤
│ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │
├────────────────────────────────────┼────────┼───────────────┼──────────────┤
│Постоянного │ │ │ │
├────────────────────────────────────┼────────┼───────────────┼──────────────┤
│Временного (свыше 10 лет) │ │ │ │
├────────────────────────────────────┼────────┼───────────────┼──────────────┤
│Временного (до 10 лет включительно) │ │ │ │
├────────────────────────────────────┼────────┼───────────────┼──────────────┤
│ИТОГО │ │ │ │
└────────────────────────────────────┴────────┴───────────────┴──────────────┘
Наименование должности
ответственного за
делопроизводство Подпись Расшифровка подписи
Дата
Итоговые сведения переданы в
службу ДОУ
Наименование должности
передавшего сведения Подпись Расшифровка подписи
Дата
Приложение № 10
к Инструкции
по делопроизводству
в Администрации
муниципального образования
город Салехард
(п. 6.1.2)
ФОРМА
НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ АДМИНИСТРАЦИИ
МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ ГОРОД САЛЕХАРД
АДМИНИСТРАЦИЯ МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ
ГОРОД САЛЕХАРД
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ УТВЕРЖДАЮ
На _____________ год
Глава города
Подпись Расшифровка
подписи
Дата
┌──────┬────────────────────────────────────┬──────────┬──────────┬──────────┐
│Индекс│ Заголовок дела (тома, частей) │Кол-во дел│ Срок │Примечание│
│ дела │ │ (томов, │ хранения │ │
│ │ │ частей) │ дела │ │
│ │ │ │ (тома, │ │
│ │ │ │ части) и │ │
│ │ │ │ № статей │ │
│ │ │ │по перечню│ │
├──────┼────────────────────────────────────┼──────────┼──────────┼──────────┤
│ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │
└──────┴────────────────────────────────────┴──────────┴──────────┴──────────┘
Наименование должности
руководителя службы ДОУ Подпись Расшифровка подписи
Дата
Виза зав. архивом (лица,
ответственного за архив)
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК
от __________ № __________
Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в ____ году
┌──────────────────────────────────────┬──────────┬──────────────────────────┐
│ По срокам хранения │ Всего │ В том числе │
│ │ ├─────────────┬────────────┤
│ │ │ переходящих │ с отметкой │
│ │ │ │ "ЭПК" │
├──────────────────────────────────────┼──────────┼─────────────┼────────────┤
│ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │
├──────────────────────────────────────┼──────────┼─────────────┼────────────┤
│Постоянного │ │ │ │
├──────────────────────────────────────┼──────────┼─────────────┼────────────┤
│Временного (свыше 10 лет) │ │ │ │
├──────────────────────────────────────┼──────────┼─────────────┼────────────┤
│Временного (до 10 лет включительно) │ │ │ │
├──────────────────────────────────────┼──────────┼─────────────┼────────────┤
│ИТОГО │ │ │ │
└──────────────────────────────────────┴──────────┴─────────────┴────────────┘
Наименование должности Расшифровка
руководителя службы ДОУ Подпись подписи
Дата
Итоговые сведения переданы в архив
Наименование должности
передавшего сведения Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Приложение № 11
к Инструкции
по делопроизводству
в Администрации
муниципального образования
город Салехард
(п. 6.4.2)
ФОРМА
ОБЛОЖКИ ДЕЛА ПОСТОЯННОГО И ВРЕМЕННОГО
(СВЫШЕ 10 ЛЕТ) ХРАНЕНИЯ
АДМИНИСТРАЦИЯ МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ
ГОРОД САЛЕХАРД
ОРГАНИЗАЦИОННЫЙ ОТДЕЛ
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
(ЗАГОЛОВОК ДЕЛА)
_________________________________________________________________________
(ДАТА)
На ______ листах
Хранить _________
Приложение № 12
к Инструкции
по делопроизводству
в Администрации
муниципального образования
город Салехард
(п. 6.4.2)
ФОРМА
ЛИСТА-ЗАВЕРИТЕЛЯ ДЕЛА
Лист-заверитель дела № _________
В деле подшито и пронумеровано _______________________________________________
_____________________________________________________________________ лист(ов)
(цифрами и прописью)
в том числе:
номера литерных листов _______________________________________________________
пропущенные номера листов ____________________________________________________
+ листов внутренней описи ____________________________________________________
┌─────────────────────────────────────────────────┬──────────────────────────┐
│ ОСОБЕННОСТИ ФИЗИЧЕСКОГО │ Номера листов │
│ СОСТОЯНИЯ И ФОРМИРОВАНИЯ ДЕЛА │ │
├─────────────────────────────────────────────────┼──────────────────────────┤
│ 1 │ 2 │
├─────────────────────────────────────────────────┼──────────────────────────┤
│ │ │
├─────────────────────────────────────────────────┼──────────────────────────┤
│ │ │
├─────────────────────────────────────────────────┼──────────────────────────┤
│ │ │
├─────────────────────────────────────────────────┼──────────────────────────┤
│ │ │
├─────────────────────────────────────────────────┼──────────────────────────┤
│ │ │
├─────────────────────────────────────────────────┼──────────────────────────┤
│ │ │
├─────────────────────────────────────────────────┼──────────────────────────┤
│ │ │
├─────────────────────────────────────────────────┼──────────────────────────┤
│ │ │
├─────────────────────────────────────────────────┼──────────────────────────┤
│ │ │
├─────────────────────────────────────────────────┼──────────────────────────┤
│ │ │
├─────────────────────────────────────────────────┼──────────────────────────┤
│ │ │
├─────────────────────────────────────────────────┼──────────────────────────┤
│ │ │
└─────────────────────────────────────────────────┴──────────────────────────┘
(должность, подпись, расшифровка подписи, дата)
________________________ ________________ _____________________
(Наименование должности) (Подпись) (Расшифровка подписи)
__________________
(Дата)
Приложение № 13
к Инструкции
по делопроизводству
в Администрации
муниципального образования
город Салехард
(п. 6.5.2)
ФОРМА
ВНУТРЕННЕЙ ОПИСИ ДОКУМЕНТОВ ДЕЛА
Исключена. - Постановление
Администрации МО город Салехард от 16.01.2008 № 9.
(см. текст в предыдущей редакции
)
Приложение № 14
к Инструкции
по делопроизводству
в Администрации
муниципального образования
город Салехард
(п. 6.6.3)
ФОРМА
ОПИСИ ДЕЛ ПОСТОЯННОГО ХРАНЕНИЯ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА
АДМИНИСТРАЦИЯ МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ
ГОРОД САЛЕХАРД
ОПИСЬ № 1 УТВЕРЖДАЮ
дел постоянного хранения Глава города
_____________ А.М.Спирин
_____________
┌───┬─────────────┬─────────────┬──────────────┬───────────────┬─────────────┐
│ № │ Индекс дела │ Заголовок │ Дата дела │ Количество │ Примечание │
│п/п│(тома, части)│ дела (тома, │(тома, части) │ листов в деле │ │
│ │ │ части) │ │ (томе, части) │ │
└───┴─────────────┴─────────────┴──────────────┴───────────────┴─────────────┘
┌───┬─────────────┬─────────────┬──────────────┬───────────────┬─────────────┐
│ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │ 6 │
├───┴─────────────┴─────────────┴──────────────┴───────────────┴─────────────┤
│ Название раздела │
├───┬─────────────┬─────────────┬──────────────┬───────────────┬─────────────┤
│ │ │ │ │ │ │
├───┼─────────────┼─────────────┼──────────────┼───────────────┼─────────────┤
│ │ │ │ │ │ │
└───┴─────────────┴─────────────┴──────────────┴───────────────┴─────────────┘
В данный раздел описи внесено __________________________________ дел с № _____
(цифрами и прописью)
по № ____________
Наименование должности
составителя описи Подпись Расшифровка подписи
Дата
СОГЛАСОВАНО
Наименование должности
руководителя службы ДОУ
Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Приложение № 15
к Инструкции
по делопроизводству
в Администрации
муниципального образования
город Салехард
(п. 6.6.3)
ФОРМА
ОПИСИ ДЕЛ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА
АДМИНИСТРАЦИЯ МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ
ГОРОД САЛЕХАРД
ОПИСЬ № 2 УТВЕРЖДАЮ
дел по личному составу Глава города
_____________ А.М.Спирин
_____________
┌───┬─────────────┬───────────────┬─────────────┬────────────┬───────────────┐
│ № │ Индекс дела │Заголовок дела │ Дата дела │ Количество │ Примечание │
│п/п│(тома, части)│ (тома, части) │(тома, части)│ листов в │ │
│ │ │ │ │деле (томе, │ │
│ │ │ │ │ части) │ │
└───┴─────────────┴───────────────┴─────────────┴────────────┴───────────────┘
┌───┬─────────────┬───────────────┬─────────────┬────────────┬───────────────┐
│ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │ 6 │
├───┼─────────────┼───────────────┼─────────────┼────────────┼───────────────┤
│ │ │ │ │ │ │
├───┼─────────────┼───────────────┼─────────────┼────────────┼───────────────┤
│ │ │ │ │ │ │
└───┴─────────────┴───────────────┴─────────────┴────────────┴───────────────┘
В данный раздел описи внесено __________________________________ дел с № _____
(цифрами и прописью)
по № _______________
Наименование должности
составителя описи Подпись Расшифровка подписи
Дата
СОГЛАСОВАНО
Наименование должности
руководителя службы ДОУ
Подпись Расшифровка
подписи
Дата
В официальном тексте документа, видимо, допущена опечатка: имеется в виду пункт 6.2.6, а не пункт 6.2.5.
Приложение № 16
к Инструкции
по делопроизводству
в Администрации
муниципального образования
город Салехард
(п. 6.2.5)
ФОРМА
АКТА О ВЫДЕЛЕНИИ К УНИЧТОЖЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ,
НЕ ПОДЛЕЖАЩИХ ХРАНЕНИЮ
АДМИНИСТРАЦИЯ МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ
ГОРОД САЛЕХАРД
АКТ
УТВЕРЖДАЮ
_________________ № ________ Начальник Управления
о выделении к уничтожению документов, Подпись Расшифровка
не подлежащих хранению подписи
Дата
На основании _________________________________________________________________
(название и выходные данные перечня документов с указанием сроков их
хранения)
отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и
утратившие практическое значение документы фонда № _______
______________________________________________________________________________
(название фонда)
┌───┬─────────┬───────┬──────────┬────────────┬──────────┬────────┬──────────┐
│ № │Заголовок│ Дата │Номера │Индекс дела │Количество│ Сроки │Примечание│
│п/п│дела или │ дела │описей │ (тома, │ дел │хранения│ │
│ │групповой│ или │(номенкла-│ части) по │ (томов, │ дела │ │
│ │заголовок│крайние│тур) за │номенклатуре│ частей) │ (тома, │ │
│ │ дел │ даты │годы │ или № дела │ │части) и│ │
│ │ │ дел │ │ по описи │ │ номера │ │
│ │ │ │ │ │ │ статей │ │
│ │ │ │ │ │ │ по │ │
│ │ │ │ │ │ │перечню │ │
├───┼─────────┼───────┼──────────┼────────────┼──────────┼────────┼──────────┤
│ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │ 6 │ 7 │ 8 │
├───┼─────────┼───────┼──────────┼────────────┼──────────┼────────┼──────────┤
│ │ │ │ │ │ │ │ │
└───┴─────────┴───────┴──────────┴────────────┴──────────┴────────┴──────────┘
Итого ____________________________ дел за _________________ годы
(цифрами и прописью)
Описи дел постоянного хранения за ___________________________ годы утверждены,
по личному составу согласованы с ЭПК
______________________________________________________________________________
(наименование архивного учреждения)
(протокол от _______________ № _______)
Наименование должности лица,
проводившего экспертизу
ценности документов Подпись Расшифровка подписи
Дата
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК
от ____________ № _____
Наименование должности Подпись Расшифровка подписи
работника, сдавшего
документы
Дата
Документы в количестве ___________________________________________________ дел
(цифрами и прописью)
уничтожены путем сжигания (измельчения)
Члены комиссии: Подпись Расшифровка подписи
Подпись Расшифровка подписи
Приложение № 17
к Инструкции
по делопроизводству
в Администрации
муниципального образования
город Салехард
(п. 7.2.8)
ФОРМА
ЖУРНАЛА УЧЕТА ОТТИСКОВ ПЕЧАТЕЙ И ШТАМПОВ
ЖУРНАЛ
учета оттисков печатей и штампов
┌───┬─────────────────┬─────────────┬────────────┬────────────────┬──────────┐
│ № │ Наименование │Оттиск печати│ Дата │ Ф.И.О. │Примечание│
│п/п│ структурного │ (штампа) │проставления│ ответственного │ │
│ │ подразделения │ │ оттиска │ за хранение │ │
│ │ │ │ │печати (штампа) │ │
├───┼─────────────────┼─────────────┼────────────┼────────────────┼──────────┤
│ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │ 6 │
└───┴─────────────────┴─────────────┴────────────┴────────────────┴──────────┘
Приложение № 18
к Инструкции
по делопроизводству
в Администрации
муниципального образования
город Салехард
(п. 7.2.11)
ФОРМА
АКТА ОБ УНИЧТОЖЕНИИ ПЕЧАТЕЙ, ШТАМПОВ
(в ред. постановления
Администрации МО город Салехард
от 16.01.2008 № 9)
(см. текст в предыдущей редакции
)
УТВЕРЖДАЮ
Заместитель Главы
Администрации города,
курирующий вопросы
делопроизводства
_________________ Л.О.Нога
__________________________
АКТ № ___
об уничтожении печатей, штампов
Администрации муниципального образования город Салехард
г. Салехард ______________________
(дата)
Руководствуясь Инструкцией по делопроизводству в Администрации
муниципального образования город Салехард, утвержденной постановлением Главы
города от ______________ № _____, комиссия в составе:
Ф.И.О., должность
Отобрала к уничтожению как утратившие практическое значение печати и
штампы (оттиски печатей и штампов прилагаются).
Комиссия удостоверяет уничтожение печатей и штампов в количестве ___ штук
путем измельчения (сожжения).
Члены комиссии: подпись Ф.И.О.
Приложение № 19
к Инструкции
по делопроизводству
в Администрации
муниципального образования
город Салехард
(п. 7.3.4)
ФОРМА
ЖУРНАЛА УЧЕТА ГЕРБОВЫХ БЛАНКОВ
ЖУРНАЛ
учета гербовых бланков
┌───┬──────────┬───────────┬──────────┬──────────┬──────┬─────────┬──────────┐
│ № │Наименова-│ Ф.И.О. │Порядковые│Количество│ Дата │Роспись в│Примечание│
│п/п│ние вида │специалиста│ номера │ гербовых │выдачи│получении│ │
│ │гербового │ │ гербовых │ бланков │ │ │ │
│ │бланка │ │ бланков │ │ │ │ │
├───┼──────────┼───────────┼──────────┼──────────┼──────┼─────────┼──────────┤
│ │ │ │ │ │ │ │ │
├───┼──────────┼───────────┼──────────┼──────────┼──────┼─────────┼──────────┤
│ │ │ │ │ │ │ │ │
└───┴──────────┴───────────┴──────────┴──────────┴──────┴─────────┴──────────┘
Приложение № 20
к Инструкции
по делопроизводству
в Администрации
муниципального образования
город Салехард
(п. 7.3.5)
ФОРМА
АКТА ОБ УНИЧТОЖЕНИИ ГЕРБОВЫХ БЛАНКОВ
(в ред. постановления
Администрации МО город Салехард
от 16.01.2008 № 9)
(см. текст в предыдущей редакции
)
УТВЕРЖДАЮ
Заместитель Главы
Администрации города,
курирующий вопросы
делопроизводства
_________________ Л.О.Нога
__________________________
АКТ № ___
об уничтожении гербовых бланков
Администрации муниципального образования город Салехард
г. Салехард ____________________
(дата)
Руководствуясь Инструкцией по делопроизводству в Администрации
муниципального образования город Салехард, утвержденной Постановлением Главы
города от ______________ № _____, комиссия в составе:
Ф.И.О., должность
Отобрала к уничтожению испорченные гербовые бланки:
1. (наименование вида гербового бланка, количество экз.).
Уничтожение гербовых бланков путем измельчения (сожжения) комиссия
удостоверяет.
Члены комиссии: подпись Ф.И.О.
Приложение № 21
к Инструкции
по делопроизводству
в Администрации
муниципального образования
город Салехард
(п. 7.3.6)
ФОРМА
ЖУРНАЛА УЧЕТА ГЕРБОВЫХ ПЕЧАТЕЙ
ЖУРНАЛ
учета оттисков гербовых печатей
┌───┬─────────────────┬───────────┬────────────┬────────────────┬────────────┐
│ № │ Наименование │ Оттиск │ Дата │ Ф.И.О. │ Примечание │
│п/п│ структурного │ печати │проставления│ ответственного │ │
│ │ подразделения │ │ оттиска │ за хранение │ │
│ │ │ │ │ печати │ │
├───┼─────────────────┼───────────┼────────────┼────────────────┼────────────┤
│ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │ 6 │
└───┴─────────────────┴───────────┴────────────┴────────────────┴────────────┘
