АДМИНИСТРАЦИЯ МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ ГОРОД САЛЕХАРД
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 27 июня 2012 г. № 307
ОБ ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА САЛЕХАРДА
В целях проведения экспертизы ценности документов, отбора и подготовки их к передаче на хранение в архивный отдел (муниципальный архив) Администрации города Салехарда постановляю:
1. Создать постоянно действующую экспертную комиссию Администрации города Салехарда и утвердить ее состав
(приложение № 1).
2. Утвердить Положение
об экспертной комиссии Администрации города Салехарда (приложение № 2).
3. Муниципальному казенному учреждению "Информационно-техническое управление" (Т.Н.Моргун) разместить настоящее постановление в сети Интернет на официальном сайте муниципального образования город Салехард.
4. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на заместителя Главы Администрации города, управляющего делами П.И.Макогон.
Глава Администрации города
И.Л.КОНОНЕНКО
Приложение № 1
к постановлению Администрации
города Салехарда
от 27 июня 2012 года № 307
СОСТАВ
ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА САЛЕХАРДА
Макагон П.И. - заместитель Главы Администрации города, управляющий
делами, председатель комиссии
Емельянова Е.В. - начальник архивного отдела (муниципального архива)
Администрации города, заместитель председателя комиссии
Северина Е.А. - менеджер отдела делопроизводства и контроля управления
делами Администрации города, секретарь комиссии
Члены комиссии:
Бизина М.Р. - начальник отдела делопроизводства и контроля управления
делами Администрации города
Шустовских Е.Н. - менеджер отдела делопроизводства и контроля управления
делами Администрации города
Сайфуллина Д.Н. - заместитель начальника службы бухгалтерского учета и
отчетности Администрации города, заместитель главного
бухгалтера
Приложение № 2
к постановлению Администрации
города Салехарда
от 27 июня 2012 года № 307
ПОЛОЖЕНИЕ
ОБ ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ АДМИНИСТРАЦИИ
МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ ГОРОД САЛЕХАРД
1. Общие положения
1.1. Постоянно действующая экспертная комиссия Администрации города Салехарда (далее - ЭК) создается для:
- организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке документов к передаче на постоянное хранение в архивный отдел (муниципальный архив) Администрации города Салехарда (далее - Архив), уничтожения документов с истекшими сроками хранения, включая управленческую, аудиовизуальную, машиночитаемую и другую специальную документацию, образующуюся в процессе деятельности Администрации города Салехарда;
- отбора и уничтожения печатей, штампов, бланков в многоцветном варианте, применяемых в Администрации города.
1.2. В своей работе ЭК руководствуется Конституцией
Российской Федерации, Федеральным законом
от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, Уставом
(Основным законом) Ямало-Ненецкого автономного округа, Законом
Ямало-Ненецкого автономного округа от 28.12.2005 № 105-ЗАО "Об архивном деле в Ямало-Ненецком автономном округе", иными нормативными правовыми актами Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа, Уставом
муниципального образования город Салехард, муниципальными правовыми актами, а также настоящим Положением.
1.3. Председателем ЭК является заместитель Главы Администрации города, управляющий делами. Состав ЭК утверждается постановлением Администрации города Салехарда. ЭК является совещательным органом. Решения ЭК по вопросам, отнесенным к ее ведению, вступают в силу после утверждения председателем комиссии.
Председатель ЭК несет ответственность за своевременное предоставление номенклатуры дел, описей дел постоянного срока хранения и по личному составу на рассмотрение в Архив для согласования экспертно-проверочной комиссией (далее - ЭПК) службы по делам архивов Ямало-Ненецкого автономного округа; своевременную передачу дел на постоянное хранение в Архив.
Секретарем ЭК является лицо, ответственное за ведение делопроизводства и архива Администрации города Салехарда.
2. Основные задачи ЭК
Основными задачами ЭК являются:
2.1. Организация и проведение экспертизы ценности документов, в том числе и документов ограниченного доступа, при формировании дел, образующихся в процессе деятельности Администрации города Салехарда, в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.
2.2. Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к архивному хранению.
2.3. Организация и проведение отбора и подготовки документов к передаче на постоянное хранение в Архив.
2.4. Рассмотрение актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих дальнейшему хранению.
2.5. Рассмотрение актов о выделении к уничтожению испорченных бланков в многоцветном варианте, применяемых в Администрации города Салехарда.
2.6. Рассмотрение актов о выделении к уничтожению печатей, штампов, применяемых в Администрации города Салехарда, подлежащих уничтожению.
3. Основные функции ЭК
В соответствии с возложенными на нее задачами, ЭК выполняет следующие функции:
3.1. Организует и проводит работу по ежегодному отбору документов в Администрации города Салехарда для дальнейшего хранения и уничтожения документов с истекшим сроком хранения.
3.2. Осуществляет методическое руководство работой по экспертизе ценности документов структурных подразделений Администрации города Салехарда, подготовке их к архивному хранению, по разработке номенклатуры дел Администрации города Салехарда.
3.3. Рассматривает, принимает решения о согласовании и представляет:
3.3.1. На рассмотрение в Архив для утверждения ЭПК службы по делам архивов Ямало-Ненецкого автономного округа, а затем на утверждение заместителю Главы Администрации города, управляющему делами описи дел постоянного хранения управленческой и специальной документации:
- перечни проектов, проблем (тем), научно-техническая документация по которым подлежит передаче на муниципальное хранение;
- акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения: документов со сроками хранения 10 лет и более, с отметкой "ЭПК" в Перечне.
3.3.2. На рассмотрение в Архив для согласования ЭПК службы по делам архивов Ямало-Ненецкого автономного округа, а затем на утверждение заместителю Главы Администрации города, управляющему делами:
- номенклатуру дел;
- описи дел по личному составу;
- положение об экспертной комиссии Администрации города Салехарда;
- инструкцию
по делопроизводству в Администрации города Салехарда;
- акты об утрате или неисправимом повреждении документов постоянного хранения;
3.3.3. На утверждение заместителю Главы Администрации города, управляющему делами (с предварительным согласованием с Архивом):
- акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения;
- акты об утрате или неисправимом повреждении документов по личному составу.
3.3.4. На рассмотрение ЭПК службы по делам архивов Ямало-Ненецкого автономного округа:
- предложения об изменении сроков хранения категорий документов, установленных Перечнем, и об определении сроков хранения документов, не предусмотренных Перечнем.
3.4. Оказывает методическую помощь специалистам Администрации города Салехарда по вопросам работы с документами.
4. Права ЭК
ЭК имеет право:
4.1. В пределах своей компетенции давать рекомендации специалистам Администрации города Салехарда по вопросам разработки номенклатуры дел и формирования дел в делопроизводстве, экспертизы ценности документов.
4.2. Требовать от руководителей структурных подразделений упорядочения и оформления документов, розыска недостающих дел постоянного срока хранения и дел по личному составу и предоставления письменного объяснения в случае их отсутствия.
4.3. Запрашивать от специалистов Администрации города Салехарда:
- письменные объяснения о причинах утраты, порчи или незаконного уничтожения документов по личному составу;
- предложения и заключения, необходимые для определения сроков хранения документов.
4.4. Заслушивать на своих заседаниях специалистов Администрации города Салехарда о ходе подготовки документов к архивному хранению, об условиях хранения и обеспечения сохранности документов, о причинах утраты документов.
4.5. Имеет право не принимать к рассмотрению и возвращать для доработки дела, сформированные и оформленные с нарушением Правил
работы архивов организаций.
4.6. Информировать руководство Администрации города Салехарда по вопросам, относящимся к компетенции комиссии.
5. Организация работы ЭК
5.1. ЭК работает в тесном контакте с Архивом и ЭПК службы по делам архивов Ямало-Ненецкого автономного округа, получает от них соответствующие организационно-методические указания.
5.2. ЭК работает по годовому плану, утвержденному распоряжением Администрации города Салехарда.
5.3. Вопросы, относящиеся к компетенции ЭК, рассматриваются на ее заседаниях, которые проводятся по мере необходимости, но не реже 2 раз в год. Все заседания комиссии протоколируются. Поступающие на рассмотрение ЭК документы рассматриваются на ее заседании не позднее чем через 10 дней.
5.4. Заседание ЭК и принятые на нем решения считаются правомочными, если в голосовании приняли участие не менее половины присутствующих на заседании членов ЭК. Право решающего голоса имеют только члены ЭК. Приглашенные консультанты и эксперты имеют право совещательного голоса, в голосовании не участвуют.
Решение принимается простым большинством голосов присутствующих на заседании членов. При разделении голосов поровну решение принимает председатель ЭК.
5.5. Ведение делопроизводства ЭК, хранение и использование ее документов, ответственность за их сохранность, а также контроль за исполнением принятых ЭК решений возлагаются на секретаря комиссии.
6. Ответственность ЭК
Экспертная комиссия несет ответственность:
6.1. За ненадлежащее исполнение своих функций.
6.2. За нарушение графика представления на утверждение или согласование ЭПК службы по делам архивов Ямало-Ненецкого автономного округа: инструкции по делопроизводству, номенклатуры дел, описей дел постоянного хранения управленческой документации, описей дел по личному составу.
